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Text File  |  1989-02-24  |  26KB  |  707 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                      Micro Accounting System
  10.                      =======================
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                            Version 1.0
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                       Copyrighted (c) 1989
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                      SonShine Software, Inc
  39.                          P. O. Box 4761
  40.                    Dublin, Georgia 31021-4761
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                          (912) 272-1714
  49.  
  50.  
  51.                             Ron Byxbe
  52. =================================================================
  53.  
  54.                        SHAREWARE STATEMENT
  55.  
  56. =================================================================
  57.  
  58.  
  59. This program is offered as Shareware on a trial basis.  All
  60. features of this program work in Full except "Close End Of Year". 
  61. The User is asked to register the program with the Author if he
  62. is going to use it.  However, the program will only run for 12
  63. periods unless it is registered.  Registration is required to
  64. start a new year.
  65.  
  66. Data entered into this system is directly compatible with the
  67. registered version that you will receive so feel free to enter
  68. any "real" data you have at this time.
  69.  
  70. Upon registration you will receive the latest version of the
  71. program along with a manual and support for 6 months.
  72.  
  73. Any suggestions for modifications should be done in writing and
  74. forwarded to me.  They will be given close consideration when
  75. producing the next version of this program.
  76.  
  77. Source code is not available for this program.
  78.  
  79. Individual customizing is not available at this time unless the
  80. modification requested is beneficial to the entire system.  If
  81. this is true then the modification will be considered and a new
  82. release offered to all.
  83.  
  84. =================================================================
  85.                         REGISTRATION FORM
  86. =================================================================
  87.  
  88.  
  89. To register this program send $95.00 plus $4.00 shipping/Handling
  90. to:
  91.  
  92.                Sonshine Software, Inc
  93.                P. O. Box 4761
  94.                Dublin, Georgia  31021
  95.  
  96.  
  97. Please specifiy that you are registering:
  98.  
  99.           "Micro Accounting System - Version 1.0"
  100.  
  101.  
  102.  
  103. Name to Register Software Under:
  104.  
  105. Name:_____________________________________________________
  106.  
  107. Address:__________________________________________________
  108.  
  109. City/State/Zip:___________________________________________
  110.  
  111. Phone:____________________________________________________
  112.  
  113.  
  114. Address to Ship to:
  115.  
  116. Name:_____________________________________________________
  117.  
  118. Address:__________________________________________________
  119.  
  120. City/State/Zip:___________________________________________
  121.  
  122. Phone:____________________________________________________
  123.  
  124.  
  125.  
  126. Where did you get this Software Package?
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132. How much did you have to pay?
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. =================================================================
  138.                          GETTING STARTED
  139. =================================================================
  140.  
  141. Requirements:
  142.  
  143. To run the system it is recommended that you have a hard disk. 
  144. The system can be run on two floppies with limited disk space. 
  145. Dos Version 3.0 or higher is also recommended.  Ram Memory should
  146. be 512k or more.
  147.  
  148. You MUST have a CONFIG.SYS file on your startup disk.  If you
  149. have a hard disk then this file must be in your root directory
  150. i.e. "C:\".  If you are using floppies then this file must be on
  151. your DOS diskette.  The file must contain the following
  152. statements:
  153.  
  154.           FILES=30
  155.           BUFFERS=30
  156.  
  157. The system will not run unless these commands are added to your
  158. CONFIG.SYS file.  Once you have added them you must reboot your
  159. system.  This can be accomplished by CTRL-ALT-DEL sequence or
  160. turning off the computer and turning it back on.
  161.  
  162. If you do not have an existing CONFIG.SYS file on your computer
  163. then copy the one supplied on the program disk to either your
  164. root directory (if using a hard disk) or to your DOS diskette (if
  165. using two floppies).
  166.  
  167. Examples:   
  168.  
  169. Hard Disk:    Copy A:CONFIG.SYS C:\   (Program Disk in drive A:)
  170. Floppy Disk:  Copy B:CONFIG.SYS A:    (Program Disk in drive B:)
  171.  
  172. =================================================================
  173.                           INSTALLATION
  174. =================================================================
  175.  
  176. To install the system on your computer simply follow the sequence
  177. below:
  178.  
  179. Hard Disk:     Place Accounting Diskette in Drive A: or B:
  180.  
  181.                Type INSTALLH <enter>
  182.  
  183.                Follow Instructions on the Screen
  184.  
  185.                Load the program by typing:   MAS <enter>
  186.  
  187.  
  188. Floppy Disk:   Place Accounting Diskette in Drive A:
  189.  
  190.                Type INSTALLF <enter>
  191.  
  192.                Follow Instructions on the Screen.
  193.  
  194.                Load the Program by type A:MAS <enter>
  195.                *Note:  You will be on Drive B:  B>
  196.  
  197.  
  198. =================================================================
  199.                          MAS-FIX Program
  200. =================================================================
  201.  
  202. The program MAS-FIX.EXE is a utility program that will build your
  203. data files if they do not exist and Re-Index all Index Files. 
  204.  
  205. This program MUST be run when installing the system for the first
  206. time.  It will create all necessary data files.  To run the
  207. program simply type:
  208.  
  209. Hard Disk:          MAS-FIX        <enter>
  210.  
  211. Floppy Disk:        A:MAS-FIX      (Program Disk in Drive A:)
  212.                                    (Data Disk in Drive B:)
  213.  
  214. This program can be run at any time after installation to Re-
  215. Index all files.  If you are having trouble finding an Account
  216. Number and you are positive that it has been entered then you may
  217. have a bad Index File.  Simply exit the Accounting System and run
  218. this program.
  219. =================================================================
  220.                           SYSTEM SETUP
  221. =================================================================
  222.  
  223. Once the program is installed and loaded then you are ready to
  224. set it up for use.  Follow the steps below to accomplish this.
  225.  
  226. EDIT NAME:
  227.  
  228. 1.  Go to "Setup" from the Main Menu
  229. 2.  Select "Edit Name"
  230. 3.  Fill in all Spaces
  231.  
  232.      *Note:
  233.  
  234.      If you have a monochrome monitor that emulates color then   
  235.      you may wish to place an "M" in the Monitor field to specify 
  236.      that the program always comes up in Monochrome Mode. 
  237.  
  238. 4.  If this is a registered version then enter your serial       
  239.     number. 
  240.  
  241. 5.  When you have entered the last field then the program will   
  242.     save the system parameters.
  243.  
  244.  
  245. CREATE HEADING RECORDS
  246.  
  247. Now we must create heading records to define our accounts.  Go to
  248. the menu item "CREATE HEADINGS".  This is located on the "SETUP"
  249. menu.
  250.  
  251. See the Appendix for an example of Headings.
  252.  
  253. Accounts are defined as follows:
  254.  
  255. 'A' = Assets
  256. 'B' = Liabilities
  257. 'C' = Capital/Equity/Fund balance
  258. 'D' = Income
  259. 'E' = Expense
  260. The first letter of the account tells the computer what section
  261. the account number belongs in.  The next (2) digits tell the
  262. computer what Sub Group (Headings) the account belongs in.
  263.  
  264. Examples:      A01 = Checking Accounts       Assets
  265.                A10 = Fixed Assets            Assets
  266.                A21 = Current Assets          Assets
  267.  
  268.                B10 = Notes Payable           Liability
  269.                B24 = Accounts Payable        Liability
  270.  
  271.                C22 = Retained Earnings       Capital/Equity/Fund
  272.                C24 = Fund Balance            Capital/Equity/Fund
  273.  
  274.                D05 = Income From Operations  Income
  275.                D10 = Misc Income             Income
  276.  
  277.                E10 = Direct Expenses         Expense
  278.                E11 = Salaries                Expense
  279.                E34 = Utilities               Expense
  280.  
  281. Create all your Headings First.  Print them out before assigning
  282. Account Numbers.  This list will come in handy.
  283.  
  284. CREATE ACCOUNT NUMBERS
  285.  
  286. Once the Headings have been created we are now ready to create
  287. the actual account numbers.  Account Numbers must fall under a
  288. predefined Heading.
  289.  
  290. Go to the section "CREATE ACCOUNT"